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Un catálogo bueno de KPIs de RRHH para una gran empresa pasa de los 40 indicadores: rotación voluntaria e involuntaria, tasa de retención a 12 meses, engagement, NPS interno, Bradford, time-to-hire, time-to-productivity, eNPS, desviación sobre plan de plantilla, cobertura de formación, tasa de aprovechamiento de crédito FUNDAE, índice de diversidad, etc. Todos tienen su justificación cuando hay un equipo dedicado que los pueda interpretar.
En una PYME por debajo de los 100 empleados, seguir los 40 no funciona. No hay tiempo para analizarlos, no hay masa crítica de empleados para que todos sean estadísticamente significativos, y se genera un dashboard con 30 tarjetas que nadie abre. Así que toca elegir. Esta es la lista que usamos nosotros — por qué estos cinco, y por qué los demás pueden esperar — cuando entramos en una PYME.
El plan anual de plantilla contra la plantilla real a fin de mes. No es un KPI, es un control de gestión básico, pero en muchas PYMEs no existe un documento único compartido entre RRHH, finanzas y dirección con lo que estaba previsto contratar y con lo que hay de verdad.
Por qué primero: sin este dato, el resto de KPIs se interpretan mal. Una rotación del 12% significa cosas muy distintas si la plantilla prevista eran 60 empleados y estás en 52, o si eran 60 y estás en 61.
Cómo lo montamos: tabla con plantilla objetivo por mes, contrastada con headcount real desde el sistema de nómina. Alerta si la desviación supera el 5% dos meses seguidos.
La rotación voluntaria es la señal más clara de problemas de compensación, clima laboral o desarrollo. Se calcula como bajas voluntarias de los últimos 12 meses sobre plantilla media — no sobre el año natural, porque enmascara patrones estacionales.
Por qué segundo: es la métrica con mayor poder predictivo sobre costes futuros. Cada baja voluntaria arrastra costes ocultos que muchos responsables no calculan bien. El detalle de esos costes está en coste real por empleado; aquí basta con decir que una rotación del 15% anual en una plantilla de 50 personas difícilmente cuesta menos de 200.000€ en un año.
Cómo lo montamos: segmentado siempre por departamento y por antigüedad. La rotación media esconde que uno o dos departamentos concentran el problema.
La tasa de absentismo por incapacidad temporal, calculada sobre horas teóricas y limpiada de vacaciones y permisos retribuidos. Las vacaciones no son absentismo, por mucho que tu sistema de RRHH las sume si no se filtra.
Por qué tercero: es un coste que crece en silencio. Las definiciones, segmentación por departamento/antigüedad/día de la semana y el índice de Bradford los tratamos completos en absentismo laboral: cómo medirlo y reducirlo. Para el hub, basta con: mensual, segmentado, y con alertas cuando un departamento supera la media de la empresa un 50%.
Cómo lo montamos: dashboard con el ratio global, evolución de 12 meses, y desglose por departamento y por día de la semana. El patrón de días suele ser la lectura más accionable.
Porcentaje que representa el coste laboral total (no solo salarios brutos — el coste real) sobre los ingresos recurrentes. Es el único KPI de los cinco que obliga a cruzar RRHH con finanzas, y por eso es el que más decisión mueve.
Por qué cuarto: permite comparar la evolución año contra año y detectar cuándo la plantilla crece más rápido que los ingresos, sin que nadie lo haya decidido expresamente. Los rangos sectoriales son orientativos — industria, servicios profesionales y retail tienen bandas muy distintas — y no conviene fijar un objetivo a ciegas; lo importante es la tendencia y la comparación interanual.
Cómo lo montamos: coste laboral real del mes (incluyendo SS a cargo de empresa, beneficios, formación) dividido entre ingresos recurrentes del mismo mes. Vista anual móvil para suavizar la estacionalidad.
La antigüedad media por sí sola dice poco. La distribución dice mucho: cuánta gente lleva menos de 2 años, cuánta entre 2 y 5, cuánta más de 5. Una PYME con el 60% de plantilla por debajo de 2 años tiene un problema de retención que la media no revela.
Por qué quinto: ayuda a interpretar los otros cuatro. Si la rotación es alta y la distribución muestra que casi nadie pasa del año, el problema está en la experiencia de los primeros meses. Si la rotación es baja pero la distribución está apelotonada en veteranos, hay riesgo de falta de renovación.
Cómo lo montamos: histograma con bandas (0-1, 1-2, 2-5, 5-10, 10+ años) por departamento. Revisión trimestral.
Todos acabarán en el cuadro de mandos cuando la empresa crezca. Por ahora, ocupar el ancho de banda de dirección con los cinco de arriba.
Para los cinco KPIs anteriores, las fuentes son casi siempre las mismas:
Con estas tres fuentes conectadas, los cinco KPIs se calculan automáticamente cada mes. El responsable de RRHH deja de preparar a mano la presentación para dirección, que es el efecto práctico más citado por los equipos que lo implantan.
¿Tu empresa tiene estos cinco KPIs calculados de forma automática y revisados cada mes? Si la respuesta es no en alguno, por ahí empieza el trabajo. Cuéntanos tu situación y te decimos cuál te daría más tracción primero.
// escrito por
Director de 480 Analytics
En 480 Analytics, la unidad de datos de Cuatroochenta, ayuda a empresas a ordenar y explotar sus datos con Power BI, Microsoft Fabric e IA. Escribe sobre lo que aprende por el camino.
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